Privacyverklaring Ro!Entree B.V.

Dit is de privacyverklaring van Ro!Entree. Hierin wordt uitgelegd waarom persoonsgegevens verzamelt en gebruikt worden, welke dat zijn en welke rechten u heeft als Ro!Entree uw persoonsgegevens verwerkt.

Ro!Entree

Adres: Wilhelminakade 179 – 25e etage – 3072 AP Rotterdam
Telefoonnummer: 010 – 267 71 00
E-mailadres: info@roentree.nl 

Algemeen

Ro!Entree is het Klant Contact Center van de gemeente Rotterdam. Het eerstelijns klantencontact vanuit het gemeentelijk telefoonnummer (14010) met de burger is de belangrijkste taak van Ro!Entree en levert hiermee kwaliteit van dienstverlening.

De besloten vennootschap is geheel eigendom van gemeente Rotterdam. In het kader van de uitvoering van de taak verwerkt Ro!Entree persoonsgegevens, namelijk die van haar medewerkers. Hoewel Ro!Entree eigendom is van de gemeente, is het personeel niet in dienst van de gemeente, maar van Ro!Entree.

Welke persoonsgegevens verzamelen en gebruiken wij en waarom

Persoonsgegevens zijn alle gegevens welke (in)direct herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon, zoals een naam, telefoonnummer, e-mailadres, foto, bankrekeningnummer, IP-adres en woonplaats.

Om de verschillende taken binnen Ro!Entree te kunnen uitvoeren, verwerkt de organisatie diverse persoonsgegevens. Dit betreffen verwerkingen omtrent de medewerkers van Ro!Entree voor kwalitatieve bedrijfsvoering. Per verwerking verschillen de doelen.

  • Verwerkingen binnen het Human Resources (HR) proces van Ro!Entree betreffen de ‘indiensttreding medewerker’, ‘administratie van medewerker gedurende dienstverband’, ‘uitdiensttreding medewerker’, ‘ziekteverzuim (trajecten)’, ‘salarisadministratie’ en ‘werving en selectie’. Het doel van deze verwerkingen met persoonsgegevens betreft een correcte personeels- en salarisadministratie.
  • Verwerkingen binnen het management-proces van Ro!Entree betreffen het ‘behandelen van klachten betreffende de medewerkers en de dienstverlening van Ro!Entree’, ‘gespreksopnames voor kwaliteitsdoeleinden’ en ‘accountbeheer’. Het doel van deze verwerkingen betreft een effectieve bedrijfsvoering binnen Ro!Entree en een kwalitatieve dienstverlening voor de gemeente Rotterdam.
  • Verwerkingen binnen het proces van de Supervisors van Ro!Entree betreffen het ‘verzuim contact’, ‘beoordelingsgesprekken’ en ‘mailcontact’. Het doel van deze verwerkingen betreft een juiste begeleiding van klantcontact-medewerkers en het borgen van kwaliteit.
  • Verwerkingen binnen het WFM-, Traffic- en Planningsproces betreffen ‘forecast’ en ‘adherence’.  De doelen van deze verwerkingen betreffen het realiseren van een optimale bezetting voor een zo goed mogelijke dienstverlening en voorkomen van mindere bereikbaarheid van de dienstverlening.

Binnen bovengenoemde verwerkingen worden de volgende persoonsgegevens verwerkt: naam, geslacht, geboortedatum en/of leeftijd, Burgerservicenummer, contactgegevens, toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens, (kopieën van) paspoort of van andere legitimatiebewijzen, sollicitatiebrief en cv, kopie bankpas, salaris, Verklaring Omtrent Gedrag, contract, pensioenformulieren met gegevens gezinssituatie (burgerlijke staat, namen kinderen en geboortedata), documenten Wet verbetering poortwachter, brieven van het UWV (beoordeling ziektewet uitkering) en UWV verzamelspecificaties door Ro!Entree beheerde uitkeringen.

Daarnaast is de organisatie verwerker voor de gemeente Rotterdam omtrent het eerstelijns klantencontact vanuit het gemeentelijk telefoonnummer (14010). Voor de specifieke verwerking van persoonsgegevens vanuit de dienstverlening is de gemeente verantwoordelijk.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken

De verwerking moet gebaseerd zijn op een grondslag. Als er geen juiste grondslag bij een verwerking bestaat, is de verwerking onrechtmatig en mag deze niet plaatsvinden. De grondslag dient vastgesteld te worden door de proceseigenaar, met advies van de Privacy Officer van de gemeente Rotterdam cluster Dienstverlening. Binnen Ro!Entree zijn de volgende grondslagen van toepassing: het uitvoeren van een overeenkomst, een wettelijke verplichting en een gerechtvaardigd belang.

  • Bij het uitvoeren van een overeenkomst betreffen het de verwerkingen administratie van medewerker gedurende dienstverband, salarisadministratie en accountbeheer. De gegevens die voor deze verwerkingen worden verwerkt zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst die wordt afgesloten met de medewerker. 
  • De verwerkingen indiensttreding medewerker, ziekteverzuim (trajecten) en verzuim contact vinden plaats op basis van een wettelijke verplichting. Wetten hierbij betrokken zijn: Burgerlijk Wetboek, Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, Wet werk en bijstand, Arbeidstijdenwet, Arbeidsomstandighedenwet, Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen, Algemene Ouderdomswet, Wet arbeidsmarkt in balans en Wet verbetering Poortwachter.
  • De grondslag gerechtvaardigd belang is van toepassing voor de verwerkingen administratie van medewerker gedurende dienstverband, uitdiensttreding medewerker, beoordelingsgesprekken, mailcontact, behandelen van klachten betreffende de medewerkers en de dienstverlening van Ro!Entree, gespreksopnames voor kwaliteitsdoeleinden, forecast, werving en selectie en adherence. Voor een toelichting omtrent het gebruik van de grondslag gerechtvaardigd belang wordt er verwezen naar het verwerkingsregister van Ro!Entree, waar per verwerking een argumentatie plaatsvindt.

Wanneer er een verwerking wordt toegevoegd, moet deze plaatsvinden op basis van één of meerdere van de volgende grondslagen: toestemming van betrokkene, uitvoeren van overeenkomst, wettelijk verplichting, bescherming vitale belangen, taak van algemeen belang of openbaar gezag of

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens

Ro!Entree bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het vervullen van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen. Daarnaast zijn een aantal verwerkingen gebonden aan een wettelijk bewaartermijn. Per verwerking heeft Ro!Entree in het verwerkingsregister specifieke bewaartermijnen gesteld. Wanneer de bewaartermijn voorbij is of de gegevens niet meer noodzakelijk zijn, dient Ro!Entree de gegevens aantoonbaar te vernietigen.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens

Ro!Entree heeft alleen toegang tot uw persoonsgegevens en verwerkt deze alleen als dit noodzakelijk is voor de taakuitoefening van Ro!Entree. Hiervoor nemen wij zowel technische als organisatorische maatregelen om de gegevens, die wij verwerken, te beveiligen. Ro!Entree doet dit volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Bij een technische maatregel kunt u denken aan het gebruik van beveiligde verbindingen binnen Ro!Entree. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor het online contactformulier op deze website. De gegevens, die tussen de gebruikersverbinding en onze verbinding verstuurd worden, blijven vertrouwelijk.

Een voorbeeld van een organisatorische maatregel betreft dat alleen daartoe bevoegde medewerkers van Ro!Entree uw persoonsgegevens mogen inzien. Tevens hebben deze medewerkers toegang tot uw gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor het vervullen van hun taak.

Delen wij uw persoonsgegevens met derden

Bij sommige verwerkingen is het noodzakelijk de persoonsgegevens te delen met derden. In dat geval maakt Ro!Entree afspraken over de beveiliging, verwerking en bewaartermijnen van de persoonsgegevens die bij een externe partij verwerkt worden. Dit wordt vastgelegd in een verwerkersovereenkomst met deze partij.

Wat zijn uw rechten

In de AVG zijn uw privacyrechten opgenomen. De website van de Autoriteit Persoonsgegevens geeft daar een uitgebreide toelichting op.

U heeft samenvattend de volgende rechten:

  • Recht op informatie (artikel 13 en 14 AVG)
  • Recht van inzage (artikel 15 AVG)
  • Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
  • Recht op vergetelheid (artikel 17 AVG)
  • Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)
  • Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG)
  • Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)
  • Recht op menselijke blik bij besluiten (artikel 22 AVG)

Als u vragen of klachten heeft of een van bovenstaande rechten wilt uitoefenen, dan kunt u contact opnemen met Ro!Entree middels bovenstaande contactgegevens of via het online formulier op de website. Als u vindt dat Ro!Entree uw persoonsgegevens op een onjuiste manier verwerken of niet goed reageren op een vraag of klacht, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Website

Bezoekt u onze website? Dan verwerkt Ro!Entree uw internetgegevens met cookies. We gebruiken functionele cookies om de website goed te laten werken. Hierdoor kan Ro!Entree de website zo optimaal mogelijk aanpassen aan de voorkeuren van u als bezoeker. De gegevens worden verder niet gebruikt voor andere doeleinden. Andere partijen hebben geen toegang tot de gegevens die door de cookie worden verzameld.

Wanneer het online contactformulier op de website wordt ingevuld, worden er persoonsgegevens verwerkt. Het doel van deze verwerking betreft de beantwoording van vragen van de betrokkene of het contact opnemen met de betrokkene om de gewenste informatie te delen. De gegevensverwerking vindt plaats met toestemming van de betrokkene. Het ingevulde formulier wordt rechtstreeks, via een beveiligde verbinding, naar de gezamenlijke mailbox van HR van Ro!Entree gestuurd.

Functionaris Gegevensbescherming

Ro!Entree heeft de onafhankelijke toezichthouder van de gemeente Rotterdam, de Functionaris Gegevensbescherming (FG), aangesteld om erop toe te zien dat uw gegevens conform wet- en regelgeving verwerkt worden. Heeft u een vraag omtrent de manier waarop Ro!Entree met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u contact opnemen met de FG gemeente Rotterdam. Het mailadres van de FG, Matthijs Mulder, betreft: FG@rotterdam.nl.

Tot slot

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. Raadpleeg daarom regelmatig deze tekst om zeker te weten dat u kennis heeft genomen van de laatste versie.

Voor verdere informatie omtrent de AVG binnen Ro!Entree verwijzen wij u naar ons privacybeleid. Deze kunt u opvragen via het online contactformulier op de website.

Voor meer informatie omtrent de AVG en uw privacyrechten, bezoek dan de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.